データベースのヒント

プログラムの選択。 出かけることが多く、ノートブックPCを持っている場合は、ノートブックPC上で動作するプログラムを手に入れてください。 ノートブックPCを所有しておらず、他の人のコンピューターを使う機会が多い場合は、オンラインで連絡先を調べられる Web サイトを利用しましょう。 コンピューターから完全に離れてビジネスを行う必要がある場合は、スマート フォンを利用します。

キーワード機能、ノート機能、できれば会話の履歴機能があるか確認する。ここが、住所録とコンタクトマネージャの違い です。 良くできたコンタクトマネージャは、過去の通話、メール、会話、日付などを調べることができます。 2 年間も話していない人から連絡をもらった場合に、メモを引き出して、最後にやりとりした内容を思い出すことができるわけです。

リマインダー機能の付いたものを探してみる。 コンピューターに未来の日付を入力し、その当日に、やるべきことを思い起こさせるように設定しておくと非常に便利です。

選んだプログラムの使い方を熟知すること。何時間かかけて、プログラムによく慣れてください。 これだけで、この先何年間も楽をすることができます。

キーワード機能 : 複数キーワードは、データベースの中で最も重要です。 住所録に登録されている人には、「ドラム、Web デザイン、パーカッション」または「エージェント、クラブのオーナー、ソングライター」な どのメモが 2 ~ 3 言、記入されているはずです。 たった 1 言しか記入されていない人もいれば、演奏できる楽器が 25 個もメモされている人もいるでしょう。 このキーワード欄は、テキサス州で「ドラム」を探したり、「デイブ」という名前の Web デザイナーのフル ネームを思い出す必要がある場合などに、とても便利です。

ノート機能 : 連絡先情報の横には大きなテキスト領域が必要です。ここには、好きなことを自由にどんどん書き込みます。 雑談のメモを入力したり、 受信したメールの内容をカット & ペーストしたりしましょう。

メールマージ機能 : メールマージ機能を利用すると、ひな型となる手紙を書いたときに、宛名がすべて、「音楽業界 のプロの皆様へ」や「皆さんこんにちは!」に統一された手紙を送信されるのではなく、それぞれの手紙に宛名が書き込まれ、別々に送信されます。 もっと小さいレベルで利用することもできます。 ギグをやりたい人がいるかどうか知るために、10 人のギタリストにメールを送る必要がある場合も、 メールマージ機能を利用すると、カスタマイズした 10 通のメールを簡単に作成することができます。

プログラムの名前は...わかりません。 かつて、お勧めのプログラムを紹介していたのですが、時代の流れが速く、毎月新しい製品が登場しては、古い製品が消えていきます。自分でお気に入りを見つけてみてください。